Kitaran Ringkas Perakaunan

Adalah sangat penting untuk usahawan mengetahui kitaran perakaunan supaya apabila setiap transaksi perniagaan dapat di semak semula dengan mudah. Sebagai contohnya, apabila kita tengok penyata kewangan, kita lihat perbelanjaan untuk pengiklanan lebih tinggi berbanding bulan bulan sebelum ni. Jadinya, kita ingin menyemak semula senarai perbelanjaan untuk pengiklanan tersebut, apakah kita ada tersalah rekod, ataupun terdapat item yang mungkin tak sepatutnya dibelanjakan. Oleh itu, kita akan melihat kepada lejar pengiklanan untuk mencari punca tersebut.

Okay mari kita kenal pasti secara ringkas kitaran perakaunan.

Sumber Dokumen Perniagaan

Apabila kita membeli barang untuk perniagaan, sudah tertentu terdapat dokumen yang menyatakan barang apa yang di beli, harganya dan tarikh pembelian. Contoh dokumen tersebut adalah seperti resit dan invois. Kita sebagai peniaga/usahawan perlu menyimpan dokumen dokumen ini dengan baik supaya dapat dijadikan rujukan untuk menyemak kembali rekod transaksi.

Journal

Journal ini adalah seperti satu listing yang kita rekod setiap transaksi keluar dan masuk. Kebiasaannya dalam Journal ni kita akan rekod tarikh transaksi, barang atau perkara yang dibeli atau dijual, keterangan pembelian, kategori dan harganya. Antara contoh kategori transaksi adalah seperti Pengiklanan, Sewa, Gaji, Air & Elektrik dan Alat Tulis.

Lejar

Lejar pula secara ringkasnya akan menyenaraikan setiap transaksi berdasarkan kategori kategori di dalam journal. Sebagai contohnya, perbelanjaan yang direkodkan dalam Journal, dikategori dalam Pengiklanan akan disenaraikan dalam Lejar Pengiklanan. manakalah perbelanjaan untuk Alat Tulis akan disenaraikan dalam Alat Tulis.

Penyata Untung Rugi

Setelah semua transaksi perniagaan telah direkodkan dalam Journal, dan disenaraikan dalam Lejar, kita akan merekodkan pula jumlah keseluruhan setiap Lejar tersebut ke dalam Penyata Untuk Rugi. Jadinya, Penyata Untuk Rugi ibarat summary untuk transaksi perniagaan dalam tempoh tertentu.

Di sini saya buat satu contoh transaksi untuk memudahkan pemahaman. Ali seorang peniaga Perabot. Dia membeli beberapa pen, kertas dan buku untuk kegunaan perniagaan berjumlah RM100. Selesai membuat bayaran, penjual tersebut memberi Ali resit pembelian.

Kemudian, Ali merekod pembelian tersebut dalam Journal. Di dalam Journal, Ali, merekod keterangan pembelian “Pen, Kertas dan Buku” dan kategorikan transaksi pembelian tersebut dalam kategori “Alat Tulis” beserta harganya RM100. Secara tidak langsung, di dalam Lejar Alat Tulis akan terdapat rekod pembelian “Pen, Kertas dan Buku” berjumlah RM100.

Jika tiada lagi pembelian Alat Tulis dalam tempoh kewangan tersebut, maka di dalam penyata kewangan akan menunjukkan jumlah Alat Tulis yang telah dibelanjakan dalam tempoh tersebut adalah RM100. Jika, Ali ingin melihat kembali apakah barang yang dibeli untuk Alat Tulis tersebut, Ali boleh rujuk kembali dalam Lejar dan menyemak semula dengan resit pembelian untuk memastikan rekod tersebut adalah benar.